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Publipostage d'étiquettes depuis Excel (sans Word)

· 4 min de lecture

Un publipostage transforme chaque ligne d’un tableur en une étiquette. Dans un traitement de texte, il faut un assistant, une source de données et beaucoup de clics. Dans LabelSheet, trois étapes suffisent : coller, insérer les champs, télécharger.

1. Préparez votre tableur

Mettez une information par colonne et donnez à chaque colonne un nom court sur la première ligne :

nom adresse complement ville
Marie Dupont 12 rue de la Paix 75002 Paris
Karim Benali 45 avenue Jean Jaurès Bât. B 69007 Lyon

Conseils :

  • Une ligne = une étiquette. Supprimez les lignes vides et les totaux en bas du tableau.
  • Gardez une ligne d’en-tête courte, sans espaces au début ni à la fin — les noms deviennent vos champs ({{nom}}, {{ville}}).
  • Si certaines adresses ont un complément et d’autres non, donnez-lui sa propre colonne (complement). Les lignes vides sont supprimées automatiquement.
  • Les codes postaux commençant par zéro (par ex. 01000 Bourg-en-Bresse) doivent être au format Texte dans Excel pour que le zéro ne disparaisse pas.

2. Collez ou importez les données

  1. Ouvrez l’éditeur d’étiquettes et choisissez votre planche — par exemple une planche A4 de 21 étiquettes 63,5 × 38,1 mm (format type L7160) ou une Avery® 5160 (30 par planche Letter).
  2. Ouvrez l’onglet Données & copies et choisissez Publipostage depuis un tableur.
  3. Dans Excel, sélectionnez les cellules ligne d’en-tête comprise, appuyez sur Ctrl+C (⌘C sur Mac), cliquez dans la zone et collez.

Vous pouvez aussi cliquer sur Importer un CSV / XLSX et choisir le fichier. C’est la première feuille du classeur qui est utilisée. Les anciens fichiers .xls doivent d’abord être enregistrés en .xlsx ou .csv.

LabelSheet indique combien de lignes il a trouvées et quels champs sont disponibles.

3. Placez les champs dans votre modèle

Cliquez sur le texte de l’étiquette. Sous la zone de texte, vous trouverez un bouton pour chaque champ — cliquez dessus pour insérer {{nom}}, {{adresse}}, etc., ou tapez-les vous-même :

{{nom}}
{{adresse}}
{{complement}}
{{ville}}

L’aperçu affiche immédiatement la première ligne. Laissez Réduire pour ajuster activé pour que les noms longs ne débordent pas. Les champs fonctionnent aussi dans les QR codes et les codes-barres — par exemple https://example.com/track/{{commande}}.

4. Vérifiez la planche et téléchargez

L’aperçu de la planche, en bas, montre exactement quelles étiquettes seront imprimées. Planche déjà entamée ? Dans l’onglet Impression, réglez Commencer à l’étiquette n° ou cliquez sur la première étiquette libre dans l’aperçu.

Cliquez sur Télécharger le PDF et imprimez-le à 100 % / Taille réelle — voir comment imprimer un PDF en taille réelle.

Problèmes fréquents

  • Tout est dans un seul champ. Votre fichier utilise peut-être des points-virgules ou des tabulations — LabelSheet détecte automatiquement la virgule, le point-virgule et la tabulation, mais vérifiez que la première ligne contient bien les noms de colonnes. (Les CSV exportés par un Excel français utilisent souvent le point-virgule : c’est géré.)
  • Les dates s’affichent comme des nombres. Mettez la colonne au format texte dans Excel, ou importez le fichier .xlsx (les dates sont converties).
  • Les étiquettes s’impriment légèrement décalées. Suivez le guide étiquettes décalées à l’impression pour caler votre imprimante une fois.
  • Plus de 30 lignes. La version gratuite fusionne 30 lignes par PDF ; découpez la liste en plusieurs PDF ou passez à Pro pour un nombre de lignes illimité.

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